α) Δεν απαιτείται η καταχώριση στο Ειδικό Βιβλίο ("πορτοκαλί") στις κατωτέρω περιπτώσεις 

 

-Για τα πρόσωπα που κάνουν πρακτική άσκηση ή επαγγελματική κατάρτιση και ασφαλίζονται στο ΙΚΑ μόνο κατά του κινδύνου ατυχήματος (1%) ή μόνο για τον κλάδο παροχών ασθενείας σε είδος (6,45%). Τα πρόσωπα αυτά είναι φοιτητές, σπουδαστές των ΑΕΙ, ΤΕΙ,  εκπαιδευόμενοι και  απόφοιτοι των ΙΕΚ,  επαγγελματικά καταρτιζόμενοι άνεργοι στα ΚΕΚ, σε επιδοτούμενα προγράμματα από το Ε.Κ.Τ.

Για τις παραπάνω περιπτώσεις, ο εργοδότης πρέπει να έχει στην κατοχή του όλα εκείνα τα απαραίτητα στοιχεία-δικαιολογητικά που προβλέπονται (π.χ. συμβάσεις, συμφωνητικά κλπ), προκειμένου να αποδειχθεί η ιδιότητα των εκπαιδευομένων - ασκουμένων.

 

- Για τους κρατούμενους στις φυλακές που ασφαλίζονται μόνο κατά του κινδύνου ατυχήματος 1% και είναι: ανήλικοι τρόφιμοι του αναμορφωτηρίου καταστήματος του Κορυδαλλού, εργαζόμενοι στο αρτοποιείο κεντρικής αποθήκης υλικού φυλακών, εργαζόμενοι στις αγροτικές φυλακές Αγιάς, Χανίων, Κασσάνδρας Χαλκιδικής, Τύρινθας, Ναυπλίου, Κασσαβέτειας Αλμυρού, στα εργαστήρια της κεντρικής φυλακής γυναικών Κορυδαλλού, εργαζόμενοι στο βιβλιοδετείο της δικαστικής φυλακής Κορυδαλλού, εργαζόμενοι στο τυπογραφείο, ξυλουργείο, σιδηρουργείο και οικοδομικό συνεργείο των φυλακών.

 

-Για τους τροφίμους Ιδρυμάτων Προστασίας Απροσάρμοστων Παιδιών κατά τον χρόνο πρακτικής άσκησής τους σε εργοδότες του ιδιωτικού ή δημοσίου τομέα (εγκ. 16/92).

 

-Για τους απασχολούμενους με το σύστημα "φασόν" που ασφαλίζονται στο ΙΚΑ με τις ειδικές διατάξεις του άρθρου 22 του Ν. 1902/90, (εγκ. ΙΚΑ 7/91).

 

-Για τα συγγενικά πρόσωπα α΄ και β΄ βαθμού που απασχολούνται σε ατομική επιχείρηση

 

-Για το οικόσιτο προσωπικό 

 

Αντίθετα, υπάρχει υποχρέωση τήρησης του ειδικού βιβλίου από τους εργοδότες που απασχολούν μαθητές σχολών του ΟΑΕΔ, μαθητευόμενους στα Εθνικά Ιδρύματα Παιδικής Μέριμνας, Μαθητές-Σπουδαστές Τεχνικών & Επαγγελματικών Σχολών του ΝΔ 3971/59

 

 

β) Πότε καταλογίζεται πρόστιμο (ΠΕΠΑΕ) 500 ευρώ για κάθε εργαζόμενο και σε περίπτωση υποτροπής 1000 ευρώ

 

-Στους αναπόγραφους εργοδότες που δεν τηρούν Ειδικό Βιβλίο.

 

-Προκειμένου για ήδη απογεγραμμένους εργοδότες, θα συντάσσεται ΠΕΠΑΕ σε όλες εκείνες τις περιπτώσεις, που σε επιτόπιο έλεγχο του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (ή άλλων ελεγκτικών οργάνων)  διαπιστώνεται παράβαση για  μη τήρηση ή μη επίδειξη ή  μη καταχώριση των εργαζομένων στο Ειδικό Βιβλίο.

 

- Στους εργοδότες που δεν κατέχουν θεωρημένο από την υπηρεσία ειδικό βιβλίο, όπως έχουν υποχρέωση σύμφωνα με το άρθρο 2 του Ν. 2556/97  και επιδεικνύουν αθεώρητο.

 

-Σε μη επίδειξη του ειδικού βιβλίου, έστω κι αν προσκομισθεί εκ των υστέρων στην υπηρεσία μας, διότι δεν διαπιστώνεται η εμπρόθεσμη καταχώριση των εργαζομένων.

 

-Σε καταχώριση πλέον του ενός εργαζομένου στην ίδια, κατ' αύξουσα σειρά αναγραφής στο ειδικό βιβλίο, διότι προκύπτει η εκ των υστέρων εμβόλιμη καταχώριση, προκειμένου να ισχύει το εμπρόθεσμο.

 

-Σε μη κατάχώρηση των προσλαμβανόμενων κατά απόλυτη ημερομηνία πρόσληψης, διότι προκύπτει η ετεροχρονισμένη εκπρόθεσμη καταχώριση αυτών.

 

-Σε αλλοίωση στοιχείων του ονόματος ή της ημερομηνίας πρόσληψης στο ειδικό βιβλίο, διότι προκύπτει απόκρυψη της εκπρόθεσμης καταχώρησης από τον εργοδότη. Λανθασμένες καταχωρήσεις θα διαγράφονται, χωρίς χρήση διορθωτικού (blanco) και θα γίνεται νέα εγγραφή στην αμέσως επόμενη σειρά καταχώρισης.

 

-Εάν ο εργοδότης σε επιτόπιο έλεγχο δηλώσει στα αρμόδια ελεγκτικά όργανα του ΙΚΑ (ΕΥΠΕΑ κλπ) απώλεια του ειδικού βιβλίου, διότι έχουμε μη επίδειξη και τήρηση αυτού.

 

-Σε περίπτωση αναπόδεικτης δήλωσης κλοπής, ή καταστροφής λόγω ανωτέρας βίας.

 

-Στις περιπτώσεις απώλειας ή καταστροφής,  για την παραλαβή νέου βιβλίου θα πρέπει ο εργοδότης να υποβάλλει σχετική αίτηση στο αρμόδιο ΙΚΑ. στην οποία και θα αναγράφει τα στοιχεία των εργαζομένων που είχε καταχωρίσει στο Ειδικό Βιβλίο που έχασε ή καταστράφηκε. Στο νέο Ειδικό Βιβλίο που θα χορηγείται αυθημερόν θα αναγράφονται στο εξώφυλλο, οι ενδείξεις "ΧΟΡΗΓΗΘΗΚΕ ΝΕΟ ΕΙΔΙΚΟ ΒΙΒΛΙΟ ΛΟΓΩ ΑΠΩΛΕΙΑΣ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟΥ.

 

-Εάν, συνεπεία προηγούμενου χρονικά ελέγχου από τις υπηρεσίες του ΙΚΑ κλπ, ο εργοδότης προσέλθει, στη συνέχεια, και ζητήσει την έκδοση νέου Ειδικού Βιβλίου επικαλούμενος απώλειά του, κλοπή η καταστροφή αυτού, θα συντάσσεται υποχρεωτικά ΠΕΠΑΕ σε κάθε περίπτωση διότι έχουμε προηγούμενη χρονικά βεβαίωση της παράβασης.

 

Επισημαίνεται ότι σε όλες τις ανωτέρω περιπτώσεις το πρόστιμο των 500 ευρώ ανά εργαζόμενο,  καταλογίζεται ανεξάρτητα αν ο εργοδότης έχει καταχωρίσει τους εργαζόμενους στην Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (ΑΠΔ)  και έχει καταβάλει τις αντίστοιχες εισφορές.

 

 

γ) Πώς τηρείται το Ειδικό Βιβλίο σε ειδικές κατηγορίες εργοδοτών

 

-Στα ΤΑΧΙ  το ειδικό βιβλίο τηρείται εντός των αυτοκινήτων, προκειμένου να διευκολύνεται από τις υπηρεσίες  ο έλεγχος και να διασφαλισθούν οι εργοδότες και οι εργαζόμενοι οδηγοί ΤΑΧΙ.

 

-Οι απασχολούμενοι στο θέαμα και ακρόαμα ως αυτοτελώς απασχολούμενοι, δηλαδή όταν απασχολούνται με όρους μη εξαρτημένης εργασίας (όπως μουσικοσυνθέτες, θεατρικοί συγγραφείς, μεταφραστές, ποιητές, στιχουργοί , πεζογράφοι, κριτικοί, σκηνοθέτες, σκηνογράφοι, χορογράφοι, ενδυματολόγοι, καραγκιοζοπαίκτες, θεατρικοί επιχειρηματίες) θα κατάχωρούνται στο ειδικό βιβλίο από τον εργοδότη τους την ημερομηνία κατά την οποία εκδίδουν το Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών τους (Δ.Π.Υ.), ανεξαρτήτως της περιόδου απασχόλησης.

Τονίζεται ότι οι παρέχοντες εξαρτημένη εργασία απασχολούμενοι στο θέαμα και ακρόαμα (όπως οι ηθοποιοί, τεχνικοί θεάτρου και κινηματογράφου, υποβολείς θεάτρου, οργανοπαίκτες κλπ, Ν. 1210/81-εγκ. ΙΚΑ 130/81) θα κατάχωρούνται στο ειδικό βιβλίο όπως οι λοιποί εργαζόμενοι ανεξάρτητα από τον τρόπο καταβολής των αμοιβών τους ( με απόδειξη παροχής υπηρεσιών ή δελτίο παροχής υπηρεσιών).

Στις περιπτώσεις που η ασφαλιστέα στο ΙΚΑ εργασία (για όλους τους κλάδους ή κλάδους αυτού) παρέχεται με σχέση σύμβασης έργου, οι εν λόγω εργαζόμενοι θα αναγράφονται στο ειδικό βιβλίο κατά την ημερομηνία υπογραφής της σχετικής συμβάσεως.

 

-Οι αμειβόμενοι αθλητές επαγγελματίες ή ημιεπαγγελματίες αθλητές των αθλητικών εταιρειών θα καταχωρίζονται κατά την ημερομηνία που συνάπτεται το σχετικό συμβόλαιο παροχής υπηρεσιών του αθλητή με το αθλητικό σωματείο ή την Αθλητική Ανώνυμη Εταιρεία (και όχι από την αρχή της κάθε αγωνιστικής περιόδου).

 

-Στα φορτηγά αυτοκίνητα, τουριστικά πούλμαν και επιχειρήσεις που απασχολούν τους εργαζόμενους εκτός του χώρου λειτουργίας τους για προώθηση-πώληση προϊόντων ή υπηρεσιών (shop in shop), θα τηρούν το ειδικό βιβλίο στην έδρα τους.

 

-Τα σωματεία φορτοεκφορτωτών ασφαλίζουν τα μέλη τους σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 26 παρ. 2 του Α.Ν. 1846/51, σε συνδυασμό με το κεφάλαιο Η (ασφάλιση φορτοεκφορτωτών) των άρθρων 57-64 του Κανονισμού Ασφάλισης του ΙΚΑ και θεωρούνται για το ΙΚΑ "πλάσματι δικαίου" εργοδότες, αδιαφόρως αν δεν έχουν ισχύ οι διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας.

Ως εκ τούτου, έχουν υποχρέωση τήρησης του Ειδικού Βιβλίου σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2 του Ν. 2556/97. Το γεγονός ότι η πρόσληψη των φορτοεκφορτωτών διενεργείται από άλλες υπηρεσίες, δεν αναιρεί την υποχρέωση τήρησης του ειδικού βιβλίου που γεννάται από τη στιγμή που αναλαμβάνουν εργασία και ασφαλίζονται στο ΙΚΑ μέσω του σωματείου.

 

-Για τους δασεργάτες, ρητινοσυλέκτες λόγω των συνθηκών εργασίας το Ειδικό Βιβλίο  τηρείται στην έδρα του εργοδότη.